Parallel Audit of costs of controls of Structural Funds

Report ID: 84

In 2000, the Contact Committee of the heads of the SAIs of the EU Member States and the ECA (Contact Committee) set up a Working Group to carry out an exploratory survey on EU Structural Funds. In 2008, the Contact Committee of the heads of  SAIs of the EU and the EC mandated the Working Group on Structural Funds to follow up on previous audits of the EU Structural Funds and to carry out an audit on “costs of controls (this could include utilisation of Technical Assistance for the controls of Structural Funds)”.

The aim of the audit was to identify the level of costs incurred by internal control activities in the Member States and to examine whether the costs of controls are appropriate (e. g. relation to expenditures; cost-benefit; output, redundancy).

The Working Group developed and agreed on a common Audit Plan (see Annex) which provided a framework for carrying out the review. Each SAI examined their respective national administration concerning the costs of the internal national controls for the years 2007, 2008 and 2009 prescribed by EU law for the Structural Funds for the 2007-2013 programming period. The costs of controls have been measured using two methods: cost centre accounting and cost unit accounting.

General observation and main conclusions

• The system of implementation of Structural Funds is organized differently in individual Member State. The different ways of implementation can influence the costs of controls.
• The cost unit accounting generally indicates lower costs of controls than the cost centre accounting.

- In relation to three sevenths of the budget5 of the audited operational programmes, the highest costs of controls expressed as a percentage amounted to 4.02 per cent and the lowest to 0.36 per cent. This percentage may be affected by the level of implementation in each Member State. Corrected for wage differences between the Member States the highest costs of controls expressed as a percentage was 2.79 per cent and the lowest 0.41 per cent.
- The average percentage of total costs of controls in relation to three sevenths of the budget of all audited operational programmes amounts to 0.97 per cent.
- In each Member State the costs of controls started out relatively low in 2007, and then increased year after year. A further increase in control activities and thus of their costs can reasonably be expected in the following years.
-The vast majority of all costs of controls made so far in the Member States can be attributed to the managing authorities. The costs of controls for the certifying authority and audit authority are comparatively low because the involvement of these authorities in control activities was limited in the years 2007-2009.

The lack of availability of data in the Member States does not allow for accurate calculating the costs of controls.

- A relatively high amount of controls was outsourced. This entails risks of loss of knowledge for the governmental bodies and higher costs.

- Whereas only some control activities result in monetary outputs, all of them can bring non-monetary benefits

- Some auditees argued that both the purpose of individual controls and the outputs and benefits of individual control activities are predetermined by EU law.

Source: https://www.eca.europa.eu/sites/cc/Lists/CCDocuments/8729516/8729516_EN.PDF

Parallel Audit on railway construction Zalalovo Bajansenye - Hodo Murska Sobota

Report ID: 189

The Hungarian-Slovenian railway link - between the Hungarian Zalalövő and the Slovenian Muraszombat (Murska Sobota) - was built between 1999 and 2001 as part of the V. European transit corridor.

Since the two countries adopted an agreement on co-operation when planning and realising the investment, in 2001 the Supreme Audit institutions of Slovenia and Hungary decided to carry out a parallel audit of the investment.

Both supreme audit institutions reviewed apart from regularity of planning the investment public procurement process and financing the investment, also the ecological aspect of railway construction and other impacts of the investment.

The joint report presents the activities referred to railway construction undertaken by both countries and it will show some comparable audit results (data on railway construction costs and the answer to the question: which country was more cost efficient), and present an assessment of effectiveness of the investment referred to achievement of planned objectives.

Source: https://docplayer.hu/10411470-Audit-report-on-railway-construction-zalalovo-bajansenye-hodos-murska-sobota.html

Activities of the Responsible Institutions of Latvia and the Russian Federation in the Fulfilment of the Obligations Arising from the Agreement of their Governments on the status of Latvian and Russian Gravesites on their territories

Report ID: 104

In April  2011  the State Audit Office and the Accounts Chamber of the Russian Federation decided to carry out a compliance parallel audit regarding the activities of the responsible institutions of the Republic of Latvia and the Russian Federation the fulfilment of the obligations arising from the Agreement of the government of the Republic of Latvia and the government of the Russian Federation on the status of Latvian gravesites on the territory of the Russian Federation and the status of Russian gravesites on the territory of the Republic of Latvia.

The objective of the audit was to determine whether the responsible authorities of  Latvia and the Russian Federation have ensured the fulfilment of the obligations arising from the Agreement of 18 December 2007 between their goverments on the status of Latvian gravesites on the territory of the Russian Federation and the status of Russian gravesites on the territory of Latvia.

Source: https://bit.ly/2TC9B28

Bericht über die parallele Prüfung zur Vereinfachung der Regelungen in den Strukturfonds

Report ID: 349

Im Jahr 2011 beauftragte der Kontaktausschuss der Leiter der Obersten Rechnungskontrollbehörden (ORKB) der Mitgliedstaaten der Europäischen Union (EU) und des Europäischen Rechnungshofs (ERH) die Arbeitsgruppe "Strukturfonds" mit der Fortsetzung ihrer Prüfung von Fragen im Zusammenhang mit den Strukturfonds, genauer gesagt mit der Durchführung einer Parallelprüfung zur "Vereinfachung der Verordnungen in den Strukturfonds".

Die Arbeitsgruppe bestand aus 12 ORKB der EU-Mitgliedstaaten und prüfte die Auswirkungen von neun Vereinfachungsmaßnahmen. Im Folgenden werden die wichtigsten Schlussfolgerungen dargestellt:

Im Allgemeinen wurden die Vereinfachungsmaßnahmen nur selten angewandt und betrafen nur einen kleinen Teil aller Projekte, was größtenteils auf eine Reihe von Faktoren zurückzuführen ist, die mit der Verwaltung der Strukturfonds auf nationaler und supranationaler Ebene zusammenhängen, darunter:

- Einführung zu einem späten Zeitpunkt durch Änderungsverordnungen;

- Nicht alle Maßnahmen waren für alle Operationellen Programme (OP) und/oder Projekte geeignet;

- Beschränkungen in Bezug auf die für die Umsetzung der Maßnahmen erforderlichen Ressourcen; und

- Ein Mangel an Klarheit und Rechtssicherheit bei den nationalen Behörden.

Wann immer die Maßnahmen eingesetzt wurden, wurden die meisten von ihnen als echte Vereinfachung angesehen. Die Faktoren, die dazu führten, dass die nationalen Behörden die Maßnahmen nicht nutzten, waren sehr unterschiedlich und hingen vom europäischen System1 , dem nationalen Rechtssystem, der Organisation der Strukturfonds in den einzelnen Mitgliedstaaten sowie den spezifischen Merkmalen der einzelnen OP ab. Diese Bedingungen beeinflussten den potenziellen Anwendungsbereich der Maßnahmen und ihren jeweiligen Nutzen.

Die wichtigsten Ergebnisse des Berichts waren die folgenden:

Maßnahmen 1, 2 und 3 (Pauschale für indirekte Kosten, pauschale Kosten auf der Grundlage von Standardeinheitskosten, Pauschalbeträge): Bei den nationalen Behörden führte der Prozess der Festlegung der Methodik im Zusammenhang mit der Anwendung der oben genannten Maßnahmen zu Verwaltungsaufwand und wurde als schwierig und risikobehaftet angesehen; darüber hinaus waren die Entwicklung der Methodik und die Einholung der Genehmigung der Kommission oft langwierige Prozesse. Der Pauschalbetrag wurde als zu niedrig empfunden und das "Alles-oder-Nichts-Prinzip" führte zu einer Zurückhaltung bei der Anwendung der Maßnahme. Wann immer diese drei Maßnahmen eingesetzt wurden, stellten sie eine echte Vereinfachung dar.

Maßnahme 4 (Sachleistungen für finanztechnische Maßnahmen): Dies war die einzige Maßnahme, die in keinem der geprüften OPs in den teilnehmenden Mitgliedstaaten verwendet wurde.

Quelle: https://www.eca.europa.eu/sites/cc/Lists/CCDocuments/Final%20report%20WGSF/FinalReportWGSF_DE.pdf

Englischer Bericht: https://intosai-cooperativeaudits.org/catalog/report/report-on-the-parallel-audit-on-the-simplification-of-regulations-in-structural-funds

Rapport sur l'audit parallèle des processus d'identification, de communication et de suivi des irrégularités II

Report ID: 322

Le Comité de contact de 2004 a donné mandat au groupe de travail sur les fonds structurels de poursuivre son examen des questions relatives aux fonds structurels et, plus particulièrement, de procéder à un examen des processus en place pour l'identification, la communication et le suivi des irrégularités. Les irrégularités sont définies par le règlement 2988/1995 du Conseil de l'UE comme "toute violation d'une disposition du droit communautaire résultant d'un acte ou d'une omission, intentionnel ou non, d'un opérateur économique, qui a ou aurait pour effet de porter préjudice au budget général des Communautés".

Afin de procéder à cet examen, le groupe de travail a élaboré un plan d'audit qui sera utilisé par les institutions supérieures de contrôle (ISC) participantes pour effectuer leurs contrôles nationaux respectifs. Le plan d'audit a couvert six domaines clés spécifiques :

• Orientations
• Identification et enregistrement des irrégularités potentielles
• Examen et prise de décision concernant les irrégularités constatées
• Rapport à la Commission
• Suivi/enquête des irrégularités signalées
• Corrections financières

Le groupe de travail, guidé par le groupe restreint de l'Allemagne (président), des Pays-Bas, de la Pologne et du Royaume-Uni, a résumé les principales conclusions et recommandations de ces rapports nationaux et a produit le rapport consolidé qui comprend les bonnes pratiques. Les conclusions sont présentées dans le rapport pour chaque domaine clé.

L'objectif de ce travail était de recueillir les jugements des ISC en identifiant des exemples de bonnes pratiques et de faiblesses dans les systèmes et les procédures en place dans les États membres. Il s'agissait du premier audit parallèle impliquant la pleine participation de certains des nouveaux États membres de l'UE.

Fonte: https://www.eca.europa.eu/sites/cc/Lists/CCDocuments/1959901/1959901_FR.PDF