The audit of EU Regional Fund projects focused on the environment and environmentally friendly energy

Report ID: 45

1. This report concerns a coordinated audit performed by National Audit Office of Denmark (Rigsrevisionen) and the Gdansk Regional Branch of the Supreme Audit Office of the Republic of Poland (NIK) on the EU Regional Funds projects focused on the environment and environmentally friendly energy for the programme period 2007-2013.

2. The report contains information about programmes co-financed by the European Regional Development Fund (ERDF) including their administration, control follow-up, and how they are organised in Denmark and the Pomorskie Voivodship (region). The report is based on information gathered from national audits, the internet and other open sources.

3. In February 2010, Rigsrevisionen and the NIK engaged in a coordinated audit of environmental projects accepted to receive grants from the ERDF. The objective of the cooperation was for both Supreme Audit Institutions (SAIs) to gain comparable knowledge about the regional fund and find out whether administration and management of regional fund projects focused on the environment and environmentally friendly energy were adequate in the two countries. This was done on the basis of samples from environmental projects
accepted to receive grants from the ERDF in the period 2007-2009.

4. Furthermore, the purpose of conducting the audit as a coordinated audit was to identify examples of ‘good practice’ on the basis of the audit findings to the benefit of both SAIs and the administrations in the two countries.

5. Rigsrevisionen and the NIK have each performed the audit relating to Denmark and the Pomorskie Voivodship, respectively. These audits have been reported separately to the administrations in the two countries.

6. On the basis of these reports, this joint report with examples of “good practice” has been drawn up. The results of the Danish audit, the conclusions of the joint audit and the examples
of ‘good practice’ will form part of Rigsrevisionen’s report to the Danish parliament on
the audit of EU funds for 2009 while the findings of the Polish audit were included in the information
on the audit results published by the NIK.

Audit of the Internal Control System of the Structural Funds

Report ID: 72

All SAIs have expressed that the organisational set-ups of the internal management and control system installed for the audited programmes were found to be in line with Community regulations and generally capable of ensuring an efficient internal control.

All the participating countries have made the necessary steps for the implementation of a proper and adequate internal control system required by the Community legislation.
Depending on the individual programming processes the National Strategic Reference Frameworks (NSRFs) have been developed, submitted to and approved by the European Commission. The programs and the priority axes selected for audit have the necessary consistency with the NSRFs.

The organisational structure in the participating countries has been established in line with Community regulations. The segregation of duties of the different authorities gives sufficient evidence for the separation of management, disbursement and audit functions.

National legislation was, however, not always able to implement national rules together with the programming and implementation of the individual projects. The experiences in this field differ from country to country depending on their federal or central administration structure.

The requirements of the partnership were considered in the audited programs. Based on the documentation available at the authorities (minutes, communication efforts, interviews with partners involved) no signs were identified that would question the adherence to Community rules in this field.

Audit parallèle de l'analyse des (types d') erreurs affectant les marchés publics au niveau de l'UE et des États membres dans le cadre des programmes relevant des Fonds structurels

Report ID: 326

En 2013, le comité de contact des présidents des institutions supérieures de contrôle (ISC) des États membres de l'Union européenne et de la Cour des comptes européenne a chargé le groupe de travail sur les Fonds structurels de poursuivre son examen des questions liées à ces Fonds et, plus particulièrement, de réaliser un audit parallèle sur l'«analyse des (types d')erreurs affectant les marchés publics au niveau de l'UE et des États membres dans le cadre des programmes relevant des Fonds structurels».

Le groupe de travail était constitué de neuf ISC; cinq autres ISC et la Cour des comptes européenne y participaient en qualité d'observateurs. L'audit parallèle a été réalisé en vue de cerner les raisons du non-respect, par les bénéficiaires, des règles des marchés publics. La comparaison des résultats nationaux visait à recenser les différences ou les similarités entre les États membres. La plupart des ISC ont fondé leur audit sur les erreurs détectées antérieurement par le biais des systèmes de gestion et de contrôle nationaux.
Même si le but de cet audit parallèle n'était pas de fournir une image complète et précise de la situation, les résultats obtenus laissent supposer un nombre assez important d'erreurs en matière de marchés publics dans le cadre des Fonds structurels. Les principales conclusions et recommandations sont les suivantes:

- la plupart des autorités qui utilisent les systèmes de gestion et de contrôle nationaux n'enregistrent pas systématiquement les types d'erreurs décelées dans les procédures de marchés publics. Elles ne mettent l'accent que sur les erreurs individuelles. Il n'est d'ailleurs pas garanti que toutes les autorités, en particulier les organismes intermédiaires, signalent l'ensemble des erreurs relevées.

Nous recommandons aux autorités nationales d'enregistrer systématiquement les types d'erreurs détectées dans les procédures de marchés publics. C'est le seul moyen d'obtenir une image exhaustive de ces erreurs et d'y remédier;

- en 2007, le comité de coordination des Fonds (COCOF) a publié des orientations pour la détermination des corrections financières relatives aux irrégularités constatées dans l'application des règles de marchés publics en ce qui concerne les contrats cofinancés par les Fonds structurels. Bien que la description des différentes catégories d'erreurs soit plutôt ambiguë et vague, la plupart des États membres ont utilisé ces orientations dans leur version initiale, sans aucune adaptation.

Nous recommandons aux autorités nationales d'affiner la description des catégories et, le cas échéant, de développer davantage les catégories et les taux mentionnés dans lesdites orientations, en vue d'assurer une application uniforme et correcte au niveau national. Il conviendrait également que la Commission européenne diffuse des bonnes pratiques relatives à l'application des orientations dans les États membres;

- les systèmes de gestion et de contrôle nationaux ont détecté un taux d'erreur plus élevé dans les marchés publics d'une valeur inférieure aux seuils définis par l'UE que dans ceux d'une valeur supérieure à ces seuils. Cependant, l'incidence financière moyenne des erreurs était plus importante pour les marchés dépassant les seuils établis que pour ceux se trouvant en deçà.

Bien que la plupart des autorités s'emploient déjà à éviter les erreurs affectant les procédures de marchés publics, nous recommandons aux autorités nationales de prendre des mesures plus ciblées afin de réduire les erreurs les plus communes en la matière et celles dont l'incidence financière est la plus élevée;

- selon les constatations du groupe de travail, la cause la plus fréquente des erreurs en matière de marchés publics est une «mauvaise connaissance» des procédures, suivie par des «difficultés d'interprétation».
Nous recommandons aux États membres de demander à la Commission européenne de clarifier le cadre juridique et de réduire la charge administrative qui pèse sur les autorités adjudicatrices et les soumissionnaires, sans pour autant limiter l'égalité de l'accès, la libre concurrence et la gestion efficace des fonds publics. En outre, il est recommandé aux États membres de prendre les mesures suivantes pour prévenir ou réduire les erreurs portant sur les marchés publics:

 les États membres devraient veiller à ce que les règles des marchés publics soient aussi simples que possible et ne devraient pas les modifier trop radicalement ou trop fréquemment,
 quelques États membres devraient améliorer les connaissances du personnel des autorités nationales en matière de marchés publics afin qu'il soit en mesure d'appuyer les bénéficiaires et d'éviter certaines erreurs,
 les États membres devraient améliorer leur politique de communication et mieux informer les bénéficiaires. Ils devraient en outre veiller à ce que les bénéficiaires fassent preuve d'une diligence appropriée à toutes les étapes des procédures de marchés publics.

Fonte:https://www.eca.europa.eu/sites/cc/Lists/CCDocuments/Final%20report%202015/Final_report_2015_FR.pdf

Parallele Prüfung zur Analyse der Fehler(arten) bei der EU-weiten und nationalen öffentlichen Auftragsvergabe im Rahmen der Strukturfondsprogramme

Report ID: 327

Der Kontaktausschuss der Präsidentinnen und Präsidenten der Obersten Rechnungskontrollbehörden (ORKB) der EU-Mitgliedstaaten und des Europäischen Rechnungshofes beauftragte die von ihm eingesetzte Arbeitsgruppe Strukturfonds im Jahr 2013 mit der Fortführung der Prüfung der Strukturfonds, insbesondere mit der parallelen Prüfung zum Thema „Analyse der Fehler(arten) bei der EU-weiten und nationalen öffentlichen Auftragsvergabe im Rahmen der Strukturfondsprogramme“.

Die Arbeitsgruppe bestand aus neun ORKB, weitere fünf ORKB sowie der Europäische Rechnungshof nahmen als Beobachter teil. Im Rahmen der parallelen Prüfung sollten die Gründe für die Nichteinhaltung von Vergabevorschriften durch Begünstigte untersucht werden. Der Vergleich der nationalen Ergebnisse diente dabei der Aufdeckung von Unterschieden bzw. ähnlicher Ursachen in den verschiedenen Mitgliedstaaten. Die meisten ORKB stützten sich bei ihrer Prüfung auf bereits von den nationalen Verwaltungs- und Kontrollsystemen aufgedeckte Fehler.

Obwohl mit der parallelen Prüfung die Situation nicht vollständig und exakt abgebildet werden sollte, deuten die gewonnenen Feststellungen doch auf eine hohe Zahl von Fehlern in Vergabeverfahren hin. Die Arbeitsgruppe kam zu folgenden Schlussfolgerungen und Empfehlungen:

• Die meisten Stellen der Verwaltungs- und Kontrollsysteme werten die festgestellten Vergaberechtsfehler nicht systematisch aus. Sie legen den Schwerpunkt vielmehr ausschließlich auf einzelne Fehler. Dabei wird nicht immer sichergestellt, dass sämtliche Stellen, insbesondere die zwischengeschalteten Stellen, jeden aufgedeckten Fehler melden.

Den nationalen Behörden wird empfohlen, die in den Vergabeverfahren festgestellten Fehlerarten systematisch auszuwerten. Nur auf diese Weise kann ein vollständiges Bild über die Fehler ermittelt und diese wirksam angegangen werden.

• Das COCOF (Coordination Committee of the Funds) veröffentlichte im Jahr 2007 Leitlinien zur Festsetzung von Finanzkorrekturen, die bei Verstößen gegen die Vorschriften für die Vergabe öffentlicher Aufträge, die aus den Strukturfonds kofinanziert werden, anzuwenden sind. Obwohl die Beschreibung der Kategorien sehr mehrdeutig und vage ist, verwendeten die meisten Mitgliedstaaten die COCOF-Leitlinien in Originalfassung und ohne weitere Anpassungen.

Den nationalen Behörden wird empfohlen, die Kategorien genauer zu beschreiben und ggf. die in den COCOF-Leitlinien vorgegebenen Kriterien und Richtsätze weiter auszuarbeiten, um eine einheitliche und sachgerechte Anwendung auf nationaler Ebene sicherzustellen. 

Quelle:https://www.eca.europa.eu/sites/cc/Lists/CCDocuments/Final%20report%202015/Final_report_2015_DE.pdf

This report is also available in English at: https://intosai-cooperativeaudits.org/catalog/report/analysis-of-types-of-errors-in-eu-and-national-public-procurement-within-the-structural-funds-programmes  and French at: https://intosai-cooperativeaudits.org/catalog/report/audit-parallle-de-l-analyse-des-types-d-erreurs-affectant-les-marchs-publics-au-niveau-de-l-ue-et-des-tats-membres-dans-le-cadre-des-programmes-relevant-des-fonds-structurels

Síntesis Ejecutiva - Auditoría Coordinada Evaluación de Fondo para la convergencia estructural del Mercosur

Report ID: 355

El Fondo para la Convergencia Estructural del Mercosur (Focem) se creó mediante la Decisión 45/2004 del Consejo del Mercado Común (CMC) con la finalidad de profundizar el proceso de integración regional en el Cono Sur. Está destinado a financiar proyectos que se encuadren dentro de los cuatro objetivos dispuestos en el artículo 1º de la Decisión CMC 18/2005.

En noviembre de 2008, la Organización de las Entidades de Fiscalización Superiores de los Países del Mercosur y Asociados (EFSUR) aprobó un Plan de Acción para el período de 2009 a 2011 que estableció como objetivo, entre otros, la armonización de métodos y procedimientos de control para la realización de auditorías coordinadas, identificando el Fondo para la Convergencia Estructural del Mercosur (Focem) como objeto prioritario para su actuación fiscalizadora.  

En una primera etapa, las EFS de Argentina, de Brasil y de Paraguay efectuaron, en 2009, un diagnóstico preliminar de la gestión y de los mecanismos de control del Focem. Los riesgos identificados durante ese relevamiento – en especial la ausencia de auditorías internas o externas de los proyectos financiados por el Fondo – pusieron en evidencia la importancia de la realización, en 2010, de una auditoría coordinada. 

La auditoría coordinada se diseñó para identificar lagunas de fiscalización, necesidades de control de las transferencias de los Estados miembros y fragilidades en el gerenciamiento de los proyectos.

Dichas cuestiones de auditoría permitieron una evaluación amplia de la situación del Focem. Las EFS de Argentina y de Brasil abordaron todas las cuestiones de auditoría, siendo que las últimas cuatro se refirieron al Programa de Acción Mercosur Libre de Fiebre Aftosa (PAMA), un proyecto pluriestatal. Por otro lado, la EFS de Paraguay priorizó las últimas cuatro cuestiones, realizando un examen documental de los proyectos en ejecución en Paraguay en 2010 e inspecciones in situ de un proyecto seleccionado por muestreo, la Rehabilitación y mejoramiento de carreteras de acceso y circunvalación del Gran Asunción. Los trabajos de campo se realizaron entre marzo y agosto de 2010.

Fuente: http://docplayer.es/14329489-Sintesis-ejecutiva-auditoria-coordinada-evaluacion-del-fondo-para-la-convergencia-estructural-del-mercosur-focem.html