Parallel Audit of costs of controls of Structural Funds

Report ID: 84

In 2000, the Contact Committee of the heads of the SAIs of the EU Member States and the ECA (Contact Committee) set up a Working Group to carry out an exploratory survey on EU Structural Funds. In 2008, the Contact Committee of the heads of  SAIs of the EU and the EC mandated the Working Group on Structural Funds to follow up on previous audits of the EU Structural Funds and to carry out an audit on “costs of controls (this could include utilisation of Technical Assistance for the controls of Structural Funds)”.

The aim of the audit was to identify the level of costs incurred by internal control activities in the Member States and to examine whether the costs of controls are appropriate (e. g. relation to expenditures; cost-benefit; output, redundancy).

The Working Group developed and agreed on a common Audit Plan (see Annex) which provided a framework for carrying out the review. Each SAI examined their respective national administration concerning the costs of the internal national controls for the years 2007, 2008 and 2009 prescribed by EU law for the Structural Funds for the 2007-2013 programming period. The costs of controls have been measured using two methods: cost centre accounting and cost unit accounting.

General observation and main conclusions

• The system of implementation of Structural Funds is organized differently in individual Member State. The different ways of implementation can influence the costs of controls.
• The cost unit accounting generally indicates lower costs of controls than the cost centre accounting.

- In relation to three sevenths of the budget5 of the audited operational programmes, the highest costs of controls expressed as a percentage amounted to 4.02 per cent and the lowest to 0.36 per cent. This percentage may be affected by the level of implementation in each Member State. Corrected for wage differences between the Member States the highest costs of controls expressed as a percentage was 2.79 per cent and the lowest 0.41 per cent.
- The average percentage of total costs of controls in relation to three sevenths of the budget of all audited operational programmes amounts to 0.97 per cent.
- In each Member State the costs of controls started out relatively low in 2007, and then increased year after year. A further increase in control activities and thus of their costs can reasonably be expected in the following years.
-The vast majority of all costs of controls made so far in the Member States can be attributed to the managing authorities. The costs of controls for the certifying authority and audit authority are comparatively low because the involvement of these authorities in control activities was limited in the years 2007-2009.

The lack of availability of data in the Member States does not allow for accurate calculating the costs of controls.

- A relatively high amount of controls was outsourced. This entails risks of loss of knowledge for the governmental bodies and higher costs.

- Whereas only some control activities result in monetary outputs, all of them can bring non-monetary benefits

- Some auditees argued that both the purpose of individual controls and the outputs and benefits of individual control activities are predetermined by EU law.

Source: https://www.eca.europa.eu/sites/cc/Lists/CCDocuments/8729516/8729516_EN.PDF

Cost Effectiveness and Compliance with Legal Enactments of the European Union Structural Funds Administration System under the parallel audit "On Costs of Controls

Report ID: 102

Summary
Although the Ministry of Finance has, in accordance with the regulatory enactment, ensured establishment of EU Funds administration system, yet implementation of EU Funds administration is not ensured in the most effective way, as the audit has disclosed deficiencies in the following areas:
1. EU Funds administration system;
2. Planning and implementation of EU Funds technical assistance, including utilisation of
financial resources of EU Funds technical assistance project at the Ministry of Finance;
3. Deficiencies in regulatory enactments.

Audit parallèle des coûts des contrôles des Fonds structurels

Report ID: 320

En 2000, le Comité de contact des Présidents des ISC des États membres de l'UE et la CCE (Comité de contact) ont créé un groupe de travail chargé de réaliser une enquête exploratoire sur les Fonds structurels de l'UE. En 2008, le Comité de contact des Présidents des ISC de l'UE et de la CE a mandaté le Groupe de travail sur les Fonds structurels pour assurer le suivi des précédents audits des Fonds structurels de l'UE et pour réaliser un audit sur les "coûts des contrôles (cela pourrait inclure l'utilisation de l'assistance technique pour les contrôles des Fonds structurels)".

L'objectif de l'audit était d'identifier le niveau des coûts encourus par les activités de contrôle interne dans les États membres et d'examiner si les coûts des contrôles sont appropriés (par exemple, par rapport aux dépenses, par rapport au rapport coût-bénéfice, par rapport aux résultats, par rapport aux redondances).

Le groupe de travail a élaboré et adopté un plan d’audit commun (voir annexe) qui a fourni un cadre pour la réalisation de ces travaux. Chaque ISC a examiné les coûts encourus par l’administration de son État membre en 2007, 2008 et 2009 pour réaliser les contrôles internes nationaux prévus par la législation de l’UE concernant les Fonds structurels pour la période de programmation 2007-2013.

Deux méthodes ont été utilisées pour calculer les coûts des contrôles: la comptabilité par centre de coûts (cost centre accounting) et la comptabilité par unité d’imputation (cost unit accounting).

Observation d’ordre général et conclusions principales

• L’organisation du système de mise en oeuvre des Fonds structurels diffère d’un État membre à l’autre. Les coûts des contrôles peuvent varier selon le mode de mise en oeuvre choisi.

• En règle générale, les coûts des contrôles sont moins élevés lorsque l’on applique la comptabilité par unité d’imputation, par opposition à celle par centre de coûts. Les coûts des contrôles représentaient de 4,02 % à 0,36 % des trois septièmes du budget alloué aux programmes opérationnels audités. Ce pourcentage peut varier d’un État membre à l’autre en fonction du degré de mise en oeuvre. Corrigés afin de tenir compte des disparités salariales entre les États membres, ces coûts, exprimés en pourcentage, étaient compris entre 2,79 % et 0,41 %.

- Les coûts totaux des contrôles représentent en moyenne 0,97 % des trois septièmes du budget alloué à l’ensemble des programmes opérationnels audités.

- Dans chaque État membre, les coûts des contrôles étaient relativement faibles lorsqu’ils ont commencé, en 2007. Ils ont ensuite augmenté au fil des ans. Le nombre d’activités de contrôle et, par suite, leurs coûts devraient logiquement connaître une nouvelle augmentation au cours des prochaines années.

- La grande majorité de l’ensemble des coûts des contrôles effectués jusqu’à présent dans les États membres est imputable aux autorités de gestion. Les coûts des contrôles supportés par les autorités de certification et d’audit sont comparativement faibles, leur participation à des activités de contrôle ayant été limitée pendant la période 2007-2009.

• Les coûts des contrôles ne peuvent être calculés avec précision en raison du manque de données disponibles dans les États membres.

• L’externalisation d’un nombre relativement élevé de contrôles risque d’entraîner la perte de connaissances pour les organismes gouvernementaux, ainsi qu’une hausse des coûts.

• Alors que seules quelques activités de contrôle donnent lieu à des réalisations exprimées en unités monétaires, toutes sont susceptibles d’apporter des avantages non monétaires.

- Plusieurs entités auditées ont affirmé que la législation de l’UE fixe au préalable les objectifs visés par les différents contrôles, ainsi que les réalisations et les avantages qu’ils apportent.

Fonte: https://www.eca.europa.eu/sites/cc/Lists/CCDocuments/8729516/8729516_FR.PDF

Parallele Prüfung zu den Kosten für die Kontrollen der Strukturfonds

Report ID: 321

Im Jahr 2008 erteilte der Kontaktausschuss der Präsidenten der Obersten Rechnungskontrollbehörden (ORKB) der Mitgliedstaaten der Europäischen Union (EU) und des Europäischen Rechnungshofs (EuRH) der Arbeitsgruppe "Strukturfonds" den Auftrag, vorherige Prüfungen der EU-Strukturfonds weiterzuverfolgen und eine Überprüfung der "mit Kontrollen verbundenen Kosten (möglicherweise unter Berücksichtigung der Inanspruchnahme von technischer Hilfe für die Kontrollen der Strukturfonds)" durchzuführen. 15 ORKB der EU-Mitgliedstaaten1und der EuRH sind in der Arbeitsgruppe vertreten. Der Kontaktausschuss begrüßte die Absicht der Arbeitsgruppe, den betreffenden Prüfungsbericht dem Kontaktausschuss spätestens 2011 vorzulegen.

Die Arbeitsgruppe entwickelte und vereinbarte einen gemeinsamen Prüfungsplan (siehe Anhang), der einen Rahmen für die Durchführung der Überprüfung lieferte. Die einzelnen ORKB führten in ihren jeweiligen nationalen Behörden für die Jahre 2007, 2008 und 2009 Untersuchungen zu den Kosten der internen nationalen Kontrollen durch, die in den EU-Rechtsvorschriften im Bereich der Strukturfonds für den Programmplanungszeitraum 2007-2013 vorgeschrieben sind.

Die Kontrollkosten wurden anhand zwei verschiedener Methoden berechnet: der Kostenstellenrechnung und der Kostenträgerrechnung. Das System zur Umsetzung der Strukturfonds ist in den einzelnen Mitgliedstaaten unterschiedlich organisiert. Die verschiedenen Arten der Umsetzung können sich auf die Kontrollkosten auswirken.

• Bei der Berechnung der Kontrollkosten anhand der Kostenträgerrechnung ergibt sich im Allgemeinen ein geringerer Betrag als bei der Kostenstellenrechnung.

o Bezogen auf 3/7 der Gesamtmittelausstattung5 der geprüften operationellen Programme beläuft sich der prozentuale Anteil der höchsten Kontrollkosten auf 4,02 % und der niedrigsten Kontrollkosten auf 0,36 %. Dieser Prozentsatz kann vom jeweiligen Umsetzungsgrad in jedem Mitgliedstaat beeinflusst werden. Bereinigt um die Lohnunterschiede zwischen den Mitgliedstaaten beliefen sich die höchsten Kontrollkosten auf 2,79 % und die niedrigsten Kontrollkosten auf 0,41 %.

o Der durchschnittliche prozentuale Anteil der gesamten Kontrollkosten bezogen auf 3/7 der Gesamtmittelaustattung aller geprüften operationellen Programme beträgt 0,97 %.

o In allen Mitgliedstaaten waren die Kontrollkosten im Jahr 2007 noch verhältnismäßig gering und stiegen dann Jahr um Jahr an. In den Folgejahren kann von einem weiteren Anstieg der Kontrolltätigkeiten und daher der damit verbundenen Kosten ausgegangen werden.

o Die überwiegende Mehrheit aller Kosten für bislang in den Mitgliedstaaten durchgeführte Kontrollen entfällt auf die Verwaltungsbehörden. Die für die Bescheinigungsbehörde und Prüfbehörde angefallenen Kontrollkosten sind relativ gering, da diese Behörden in den Jahren 2007-2009 nur begrenzt an Kontrolltätigkeiten beteiligt waren.

• Aufgrund des Mangels an verfügbaren Daten in den Mitgliedstaaten ist keine genaue Berechnung der Kontrollkosten möglich.

• Ein relativ hoher Anteil der Kontrollen wurde ausgelagert. Dies ist für die Regierungsstellen mit dem Risiko von Wissensverlust sowie mit höheren Kosten verbunden.

• Nur manche Kontrolltätigkeiten führen zu monetären Outputs, sie können jedoch alle einen nicht monetären Nutzen haben.

o Einige geprüfte Stellen waren der Auffassung, dass sowohl der Zweck einzelner Kontrollen als auch die Outputs und der Nutzen einzelner Kontrolltätigkeiten durch EU-Rechtsvorschriften vorbestimmt seien.

Quelle:https://www.eca.europa.eu/sites/cc/Lists/CCDocuments/8729516/8729516_DE.PDF